3.1 Hva er budsjettering?

Et budsjett er en økonomisk plan for en fremtidig periode, vanligvis ett år. Budsjettering handler om å planlegge inntekter og kostnader, og er et av de viktigste styringsverktøyene i en virksomhet.

Mens regnskapet viser hva som har skjedd (historiske tall), viser budsjettet hva virksomheten forventer og planlegger skal skje fremover. Dette gjør budsjettering til et fremtidsrettet styringsverktøy.

Budsjettering tjener flere viktige formål i en virksomhet:

Planlegging: Budsjettet tvinger ledelsen til å tenke igjennom virksomhetens mål og strategier for kommende periode. Hvor mye skal vi selge? Hvilke kostnader må vi regne med?

Koordinering: Forskjellige avdelinger må samarbeide om budsjettet. Salgsavdelingen må koordinere med produksjon, som igjen må koordinere med innkjøp.

Motivasjon: Et budsjett gir ansatte konkrete mål å jobbe mot. Når salgsavdelingen har et budsjettert salgsmål på 5 millioner kroner, blir det et klart mål å strekke seg etter.

Kontroll: Ved å sammenligne faktiske tall med budsjetterte tall kan ledelsen oppdage avvik og sette inn tiltak. Hvis kostnadene er 15% høyere enn budsjettert, må noe gjøres.

Ressursfordeling: Budsjettet viser hvordan virksomhetens begrensede ressurser skal fordeles mellom ulike formål.

Virksomheter bruker flere typer budsjetter for forskjellige formål:

Resultatbudsjett viser planlagte inntekter og kostnader, og det budsjetterte resultatet (overskudd eller underskudd). Dette er den mest brukte budsjettformen.

Likviditetsbudsjett viser planlagte inn- og utbetalinger måned for måned. Dette sikrer at virksomheten til enhver tid har nok kontanter til å betale regningene sine.

Investeringsbudsjett viser planlagte investeringer i varige driftsmidler som maskiner, utstyr og bygg.

Finansbudsjett viser hvordan virksomheten planlegger å finansiere driften og investeringene, for eksempel gjennom lån eller egenkapitaltilførsel.

I dette kapittelet skal vi fokusere på resultatbudsjett og likviditetsbudsjett, som er de viktigste budsjettene for de fleste virksomheter.

Utarbeidelse av budsjett følger vanligvis denne prosessen:

1. Fastsette mål og strategier: Ledelsen bestemmer hva virksomheten skal oppnå neste år. Skal vi vokse? Fokusere på lønnsomhet? Ekspandere til nye markeder?

2. Lage salgsbudsjett: Salgsbudsjettet er utgangspunktet. Hvor mye tror vi at vi selger? Dette påvirker alle andre budsjetter.

3. Budsjettere kostnader: Basert på salgsbudsjettet beregnes nødvendige kostnader. Hvis vi skal selge 1000 enheter, hvor mye må vi kjøpe inn? Hvor mange ansatte trenger vi?

4. Sammenstille budsjettet: Alle delbudsjetter settes sammen til et samlet resultatbudsjett og likviditetsbudsjett.

5. Godkjenne budsjettet: Ledelsen (eller styret) godkjenner det endelige budsjettet.

6. Fordele ansvar: Ulike avdelinger får ansvar for å nå sine deler av budsjettet.

7. Oppfølging: Underveis i året sammenlignes faktiske tall med budsjett, og man justerer ved behov.

Mange virksomheter starter budsjettprosessen i september-oktober for neste års budsjett.

Oppsummering

I dette kapittelet har du lært:

- Budsjett: En økonomisk plan for en fremtidig periode, vanligvis ett år.
- Formål: Budsjettet brukes til planlegging, koordinering, motivasjon og kontroll.
- Budsjettyper: Resultatbudsjett, likviditetsbudsjett og balansebudsjett.
- Budsjettprosessen: Starter med mål og strategier og bygger videre til konkrete tall.

Nøkkelbegreper