3.1 Hva er budsjettering?

Kari som gikk tom for penger

Kari driver nettbutikken GadgetGalleriet og selger elektronikk. I 2023 gikk hun med 280 000 kroner i overskudd, og tenkte: «Det går jo bra, jeg trenger ikke budsjett.» Men i januar 2024 slo hun til på et stort varelager for 500 000 kroner fordi leverandøren hadde tilbud. I februar måtte hun ta opp dyr kreditt. Og i mars måtte hun be om betalingsutsettelse, fordi hun rett og slett ikke hadde penger til å betale fakturaene.

Hva gikk galt? Kari hadde overskudd, men ingen plan for når pengene kom inn og ut. De fleste kundene hennes betaler i mars og april, mens hun måtte betale for varene allerede i januar. Med et budsjett kunne hun ha sett dette komme.

Et budsjett er en økonomisk plan for en framtidig periode, vanligvis ett år. Og her ligger den store forskjellen fra regnskapet: mens regnskapet viser hva som har skjedd – historiske tall – viser budsjettet hva virksomheten forventer og planlegger skal skje framover. Budsjettet er altså framtidsrettet, regnskapet er bakoverskuende.

Fire grunner til å budsjettere

Hvorfor bruker bedrifter tid på budsjettering? Det tjener fire viktige formål. Det første er planlegging: budsjettet tvinger ledelsen til å tenke gjennom mål og strategier. Hvor mye skal vi selge? Hvilke kostnader må vi regne med? Det andre er koordinering: ulike avdelinger må samarbeide, for salgsavdelingen må snakke med produksjon, som igjen må snakke med innkjøp. Det tredje er motivasjon: et budsjettert salgsmål på 5 millioner gir de ansatte noe konkret å strekke seg etter. Og det fjerde er kontroll: ved å sammenligne faktiske tall med budsjetterte tall kan ledelsen oppdage avvik og sette inn tiltak. Er kostnadene 15 prosent høyere enn budsjettert, må noe gjøres.

Det finnes flere typer budsjetter. Resultatbudsjettet viser planlagte inntekter, kostnader og det budsjetterte resultatet – dette er den mest brukte formen. Likviditetsbudsjettet viser planlagte inn- og utbetalinger måned for måned, og er nettopp det Kari manglet. Investeringsbudsjettet viser planlagte investeringer i varige driftsmidler, og finansbudsjettet viser hvordan driften og investeringene skal finansieres. I dette faget jobber vi mest med de to første.

Selv en bedrift som går med overskudd bør budsjettere. Et regnskapsmessig overskudd betyr nemlig ikke automatisk god likviditet – akkurat det Kari lærte den harde veien. I tillegg krever banker ofte budsjett ved lånesøknader, og budsjettet gjør det lettere å oppdage hvis kostnadene løper løpsk.

Budsjettprosessen – og hvorfor salget kommer først

Å lage et budsjett er en prosess i flere steg. Først fastsetter ledelsen mål og strategier: Skal vi vokse? Fokusere på lønnsomhet? Så lager man salgsbudsjettet, som er selve utgangspunktet. Deretter budsjetterer man kostnadene basert på salget, sammenstiller alle delbudsjettene til et samlet resultat- og likviditetsbudsjett, godkjenner budsjettet, fordeler ansvar mellom avdelingene, og følger til slutt opp underveis. Mange bedrifter starter denne prosessen allerede i september eller oktober for neste års budsjett.

Men hvorfor må salgsbudsjettet komme først? Fordi salgsvolumet bestemmer alt annet. Skal vi selge 10 000 enheter, må innkjøpsbudsjettet dekke råvarer til 10 000 enheter, og personalbudsjettet må sikre nok ansatte til å håndtere den omsetningen. Inntektene fra salget bestemmer dessuten hvor mye vi har å bruke på kostnader. Alle de andre budsjettene henger på salgsprognosene.

La oss se hvordan dette blir konkret. En kafé hadde i 2023 en omsetning på 1 200 000 kroner fordelt på 250 åpningsdager, altså $\displaystyle \frac{1\,200\,000}{250} = 4\,800$ kroner per dag. For 2024 planlegger eieren å øke til 300 åpningsdager og forventer 20 prosent høyere daglig salg. Da blir salget per dag $4\,800 \cdot 1{,}20 = 5\,760$ kroner, og budsjettert omsetning $5\,760 \cdot 300 = 1\,728\,000$ kroner. Holder varekostnaden seg på 30 prosent av omsetningen, blir den $1\,728\,000 \cdot 0{,}30 = 518\,400$ kroner. Med lønnskostnader på 630 000 og andre kostnader på 322 000 blir resultatet $1\,728\,000 - 518\,400 - 630\,000 - 322\,000 = 257\,600$ kroner – en klar forbedring fra fjorårets 80 000.

Oppsummering

Karis pengekrise viste hvorfor en bedrift trenger et budsjett – en økonomisk plan for framtiden, til forskjell fra regnskapet som ser bakover. Budsjettering tjener fire formål: planlegging, koordinering, motivasjon og kontroll.

Vi skilte mellom resultatbudsjett, likviditetsbudsjett, investeringsbudsjett og finansbudsjett, og så at selv en lønnsom bedrift bør budsjettere, fordi overskudd ikke er det samme som god likviditet. Til slutt fulgte vi budsjettprosessen, der salgsbudsjettet kommer først fordi salget styrer alle de andre budsjettene – noe vi regnet ut for en kafé som forbedret resultatet fra 80 000 til 257 600 kroner.