6.3 Noter

Tallene bak tallene

I balansen står det kanskje «Varige driftsmidler: 1 520 000». Men hva er det? Maskiner? Biler? Hvor mye er avskrevet? Når ble de kjøpt? Resultatregnskapet og balansen viser samletall i komprimert form. For å se hva som ligger bak, må du til notene.

Notene er regnskapets forklaringer – de obligatoriske tilleggsopplysningene som gjør at en leser faktisk kan forstå hva tallene betyr. Uten dem ville det vært nesten umulig å vurdere kvaliteten på et regnskap eller sammenligne to selskaper.

I denne fortellingen skal vi forstå hva noter er og hvorfor de er nødvendige, hva en prinsippnote inneholder, hvilke spesifikasjoner som kreves, og hvordan notekravene forenkles for små foretak.

Prinsippnoten og spesifikasjonene

Noter er obligatoriske tilleggsopplysninger til resultatregnskapet og balansen, med krav etter regnskapsloven kapittel 7. De skal gi informasjon som er nødvendig for å bedømme virksomhetens stilling, men som ikke fremgår av oppstillingene alene.

Den kanskje viktigste er prinsippnoten (§ 7-2). Den forteller hvilke regnskapsprinsipper virksomheten har valgt: hvordan inntekter føres, hvilke avskrivningsmetoder og -satser som brukes, hvordan varelageret vurderes, hvordan valuta behandles, og om noen prinsipper er endret. Hvorfor er dette så viktig? Fordi valg av metode endrer tallene. Vurderes varelageret etter FIFO i en periode med stigende priser, blir verdien høyere enn med veid gjennomsnitt. Uten prinsippnoten kan ingen sammenligne selskaper eller vurdere kvaliteten på verdsettelsen – den avgjør om to regnskap i det hele tatt er sammenlignbare.

Viktige noter spesifiserer også enkeltposter. Noten om varige driftsmidler (§ 7-13) viser anskaffelseskost, tilgang og avgang, årets og akkumulerte avskrivninger, og bokført verdi ved årsslutt. En slik note kan for eksempel vise at maskiner gikk fra en anskaffelseskost på 1 800 000 ved årets start, fikk tilgang på 400 000 og avgang på 200 000, slik at bokført verdi ved slutten ble 1 280 000. Andre sentrale noter gjelder ansatte og ytelser (antall årsverk, lønnskostnader, godtgjørelse til ledelse og revisor), og gjeld og sikkerhetsstillelser (forfallstid, pant og garantier). En egen note om revisjonshonorar skal vise honoraret fordelt på fire kategorier: lovpålagt revisjon, andre attestasjonstjenester, skatterådgivning og andre tjenester – nettopp for å belyse revisors uavhengighet.

Forenklinger og vesentlighet

De minste bedriftene slipper ikke noter helt, men de slipper mye. Små foretak har forenklede notekrav etter §§ 7-35 til 7-45. De må likevel gi de mest sentrale notene: regnskapsprinsipper og hvilke forenklingsregler som er brukt, gjennomsnittlig antall ansatte, ytelser til ledende personer, revisjonshonorar, varige driftsmidler, pantstillelser og garantier, og mellomværende med nærstående som lån til eiere. Det de er fritatt fra, er blant annet kontantstrømnoten, fordi de ikke trenger kontantstrømoppstilling i det hele tatt. Selv om kravene er enklere, må notene gi tilstrekkelig informasjon til at regnskapet kan forstås.

Hvor mye er «tilstrekkelig»? Her styrer vesentlighetsprinsippet. Opplysninger som er uvesentlige for å bedømme regnskapet, kan utelates – en opplysning er vesentlig dersom utelatelse kan påvirke brukernes beslutninger. Likevel er hovedregelen at det er bedre å gi for mye enn for lite informasjon.

La oss se hvordan en spesifikk note bygges opp, for eksempel for maskiner. Hadde maskinene en anskaffelseskost på 500 000 kroner ved årets start, ble det kjøpt nye for 150 000, og akkumulerte avskrivninger var 200 000 med 65 000 i årets avskrivning, blir noten slik: anskaffelseskost ved slutten $500\,000 + 150\,000 = 650\,000$, akkumulerte avskrivninger $200\,000 + 65\,000 = 265\,000$, og bokført verdi $650\,000 - 265\,000 = 385\,000$ kroner, med opplysning om at metoden er lineær over ti års levetid.

Derfor er revisor opptatt av at notene er fullstendige. Notene er en integrert del av regnskapet, og mangler vesentlige opplysninger, kan regnskapet ikke gi et rettvisende bilde. Da kan revisor kreve at notene utarbeides, og om selskapet nekter, ta forbehold eller gi negativ konklusjon. Mangler for eksempel noten om pantstillelser, kan vesentlig risiko skjules for kreditorer og investorer.

Oppsummering

Vi har gravd oss ned til tallene bak tallene. Notene er obligatoriske tilleggsopplysninger som forklarer regnskapets samletall, med krav etter regnskapsloven kapittel 7. Prinsippnoten er særlig viktig fordi valg av metode – som FIFO mot veid gjennomsnitt – endrer tallene og avgjør om selskaper kan sammenlignes. Spesifikke noter viser blant annet varige driftsmidler, ansatte, gjeld og revisjonshonorar.

Små foretak har forenklede notekrav og slipper kontantstrømnoten, men må fortsatt gi de sentrale notene. Vesentlighetsprinsippet styrer omfanget: uvesentlig informasjon kan utelates, men vesentlig må med. Vi bygde en note for maskiner som endte på en bokført verdi på 385 000 kroner. Og fordi notene er en integrert del av regnskapet, er revisor opptatt av at de er fullstendige – mangler de, kan vesentlig risiko skjules.