2.1 Bokføringsloven

En ubrutt kjede fra bilag til regnskap

Tenk deg at en revisor peker på et tall i et ferdig årsregnskap og spør: «Hvor kommer denne kronen fra?» For at du skal kunne svare, må det finnes en ubrutt kjede tilbake til det opprinnelige bilaget – fakturaen, kvitteringen eller bankutskriften. Å sikre at denne kjeden alltid finnes, er nettopp det bokføringsloven handler om.

Loven trådte i kraft i 2005 og regulerer hvordan alle næringsdrivende i Norge skal registrere og dokumentere sine økonomiske transaksjoner. Den gjelder for alle som har bokføringsplikt, og det er langt flere enn du kanskje tror.

I denne fortellingen skal vi finne ut hvem som faktisk må bokføre, hvilke krav som stilles til bilag og oppbevaring, og hvilke ti grunnleggende prinsipper som holder all bokføring ærlig og etterprøvbar.

Hvem må bokføre, og hva må dokumenteres?

Bokføringsplikt betyr at virksomheten er pålagt å registrere alle økonomiske hendelser i et ordnet system, dokumentere dem med bilag, og oppbevare materialet etter loven. Plikten gjelder alle regnskapspliktige – aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak og stiftelser – men også mange andre. Et enkeltpersonforetak må bokføre hvis det har eiendeler over 20 millioner kroner eller mer enn 20 ansatte, ansvarlige selskaper må, og det samme gjelder alle som er merverdiavgiftspliktige. I praksis har derfor de aller fleste virksomheter i Norge bokføringsplikt.

Loven stiller strenge krav til dokumentasjon. En utgående faktura, altså salgsdokumentasjonen, må inneholde dato og fakturanummer, selgers navn, adresse og organisasjonsnummer, kjøpers navn og adresse, en beskrivelse av varen eller tjenesten, antall, pris og totalbeløp, og merverdiavgiften spesifisert. En inngående faktura, kjøpsdokumentasjonen, må ha tilsvarende opplysninger og kunne kobles til den bokførte transaksjonen.

Det handler ikke om byråkrati for byråkratiets skyld. Hvis en faktura mangler organisasjonsnummer, kan ikke selgeren identifiseres pålitelig. Mangler den fakturanummer, brytes sporbarheten. Slike mangler kan i verste fall føre til at fradragsretten for merverdiavgift bortfaller – så det lønner seg å be om et nytt, komplett bilag i stedet for å bokføre noe ufullstendig.

Ti prinsipper – og kravet om å ta vare på alt

Bokføringsloven hviler på ti grunnleggende prinsipper som all bokføring må følge. Bokføringen skal skje i et ordnet regnskapssystem. Den skal være fullstendig, så alle transaksjoner registreres, og den skal vise realitet, slik at bare reelle transaksjoner bokføres. Den skal være nøyaktig, og den skal holdes à jour – ikke ligge for langt etter i tid. Hver postering skal ha dokumentasjon i form av bilag, og det skal være sporbarhet. Til slutt kommer kravene til oppbevaring og sikring av materialet, og at alt skal følge god bokføringsskikk.

Sporbarhet er kanskje det viktigste prinsippet i praksis. Det betyr at det skal være en ubrutt kjede mellom det enkelte bilaget og posten i årsregnskapet. En revisor skal kunne starte med et beløp i resultatregnskapet, finne tilbake til den aktuelle kontoen, videre til den bokførte transaksjonen, og helt fram til det fysiske eller digitale bilaget. En faktura på 15 000 kroner for kontorutstyr kan altså spores fra bilaget til posteringen på konto 6500 og videre opp til posten «Andre driftskostnader».

Kravet om à jour-hold betyr at bokføringen ikke kan ligge måneder på etterskudd. Kontantsalg skal som hovedregel bokføres daglig, mens kredittsalg og andre transaksjoner må være à jour ved hver pliktig rapportering – for eksempel før mva-meldingen leveres. En bedrift med mva-termin for januar og februar må ha bokføringen à jour per 28. februar innen fristen 10. april.

Og så må alt tas vare på. Oppbevaringsplikten sier at det meste av regnskapsmaterialet – årsregnskap, bilag, avstemminger, avtaler – skal oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt. Oppbevaringen kan gjerne være digital: skanner du papirbilagene, kan du kaste originalene, så lenge den digitale kopien oppfyller kravene til sikring og lesbarhet. Bryter du disse reglene – for eksempel ved å la bokføringen ligge et halvt år på etterskudd og kaste kvitteringer etter to år – bryter du både à jour-prinsippet og oppbevaringsplikten, og det kan medføre bøter.

Oppsummering

Vi startet med en revisor som ville vite hvor en krone kom fra – og fant svaret i bokføringsloven. Den krever at alle med bokføringsplikt registrerer økonomiske hendelser i et ordnet system, dokumenterer dem med bilag og oppbevarer materialet. Plikten omfatter de fleste virksomheter, fordi den gjelder regnskapspliktige, mva-pliktige og enkeltpersonforetak over terskelverdiene.

Bilagene må inneholde bestemte opplysninger, blant annet selgers organisasjonsnummer og fakturanummer, ellers er de ikke gyldige. De ti grunnleggende bokføringsprinsippene – fra fullstendighet og realitet til sporbarhet, à jour-hold og oppbevaring – holder bokføringen ærlig og etterprøvbar. Sporbarheten gir en ubrutt kjede fra bilag til årsregnskap, og oppbevaringsplikten krever at det meste tas vare på i minst fem år, gjerne digitalt. Brudd kan medføre bøter, så det er gode grunner til å gjøre dette riktig.