Bokføringsplikt, krav til dokumentasjon og oppbevaring.
Hva er bokforingsloven?
Bokforingsloven regulerer hvordan alle næringsdrivende i Norge skal registrere og dokumentere sine okonomiske transaksjoner. Loven tredde i kraft i 2005 og gjelder for alle som har bokforingsplikt.
I dette kapittelet skal du lære:
- Hvem som har bokforingsplikt
- Hvilke krav som stilles til dokumentasjon
- Reglene for oppbevaring av regnskapsmateriale
- De 10 grunnleggende bokforingsprinsippene
Hvem har bokforingsplikt?
Bokforingsplikten gjelder for:
Alle regnskapspliktige foretak:
- Aksjeselskaper (AS)
- Allmennaksjeselskaper (ASA)
- Samvirkeforetak
- Stiftelser
Andre næringsdrivende:
- Enkeltpersonforetak med eiendeler over 20 millioner kr eller mer enn 20 ansatte
- Ansvarlige selskaper (ANS/DA)
- Alle som er merverdiavgiftspliktige
Det betyr i praksis at de aller fleste virksomheter i Norge har bokforingsplikt.
Krav til dokumentasjon
Bokforingsloven stiller strenge krav til dokumentasjon av transaksjoner.
Salgsdokumentasjon (utgaaende faktura):
- Dato og fakturanummer
- Selgers navn, adresse og organisasjonsnummer
- Kjopers navn og adresse
- Beskrivelse av varen eller tjenesten
- Antall, pris og totalbelop
- Merverdiavgift spesifisert
Kjopsdokumentasjon (innkommende faktura):
- Tilsvarende opplysninger som for salgsdokumentasjon
- Må kunne kobles til den bokforte transaksjonen
Eksempel: En faktura fra Kontorutstyr AS på kr 12 500 ekskl. mva for kontorstol. Fakturaen må inneholde alle paakrevde opplysninger for å være gyldig som bilag.
Oppbevaringsplikten
Regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og sikret mot uautorisert tilgang, endring og tap.
Oppbevaringstider:
| Materiale | Oppbevaringstid |
|---|---|
| Årsregnskap og årsberetning | 5 år |
| Bokforingsspesifikasjoner | 5 år |
| Dokumentasjon av bokforte opplysninger (bilag) | 5 år |
| Dokumentasjon av balansen (avstemminger) | 5 år |
| Nummererte brev fra revisor | 5 år |
| Avtaler og kontrakter | 5 år |
| Korrespondanse med vesentlig informasjon | 3,5 år |
| Prosjektregnskap | 5 år |
Oppbevaringen kan være digital, men må oppfylle krav til sikkerhet og lesbarhet.
Bokforingsloven fastsetter 10 grunnleggende prinsipper som all bokforing må folge:
1. Regnskapsystem - Bokforingen skal skje i et ordnet regnskapsystem
2. Fullstendighet - Alle transaksjoner skal registreres
3. Realitet - Bare reelle transaksjoner skal bokfores
4. Noeyaktighet - Transaksjoner skal registreres korrekt
5. Ajourhold - Bokforingen skal være a jour, det vil si ikke ligge for langt etter
6. Dokumentasjon av bokforte opplysninger - Alle posteringer skal ha bilag
7. Sporbarhet - Det må være mulig å folge en transaksjon fra bilag til årsregnskap og tilbake
8. Oppbevaring - Regnskapsmateriale skal oppbevares i trad med reglene
9. Sikring - Materialet skal sikres mot tap og uautorisert tilgang
10. God bokforingsskikk - Bokforingen skal folge allment aksepterte normer
Sporbarhet betyr at det skal være en ubrutt kjede mellom det enkelte bilag og posten i årsregnskapet. En revisor må kunne starte med et belop i resultatregnskapet, finne tilbake til den aktuelle kontoen, videre til den bokforte transaksjonen, og til slutt til det fysiske eller digitale bilaget.
Krav til ajourhold
Bokforingsloven krever at bokforingen holdes oppdatert. De konkrete fristene avhenger av virksomhetens storrelse:
Hovedregel:
- Kontante salg: Daglig
- Kredittsalg og andre transaksjoner: Innen 4 måneder etter utlop av måneden, men må være a jour ved hver pliktig rapportering (f.eks. mva-oppgave)
Eksempel: En bedrift med mva-termin hver 2. måned (januar-februar) må ha bokforingen a jour per 28. februar innen fristen for mva-meldingen (10. april).
Dette kapitlet er skrevet av Anthropics toppmodeller (Claude Opus og Claude Fable) og er foreløpig ikke manuelt gjennomgått — kvalitetskontrollen gjøres av uavhengige KI-agenter, og innmeldte feil rettes fortløpende. Funnet en feil? Meld fra, så retter vi den. Les mer om hvordan innholdet lages.