4.4 Resepsjon og mottakskontroll

Forste forsvarslinje

Resepsjonen er ofte virksomhetens forste motet med omverdenen. Her handteres besoekende, leveranser, post og generelle henvendelser. For en sikkerhetsmedarbeider i resepsjonen er det viktig a balansere god service med effektiv kontroll.

I dette kapittelet skal du lære:
- Resepsjonistens rolle i sikkerhetsarbeidet
- Sikkerhetskontroll av personer og gjenstander
- Varemottak og kontroll av leveranser
- Posthandtering og postscreening

Resepsjonistens sikkerhetsoppgaver

En sikkerhetsmedarbeider i resepsjonen har mange oppgaver:

Personkontroll:
- Ta imot og identifisere besoekende
- Registrere besok i systemet
- Utstede og innhente besokskort
- Kontrollere legitimasjon

Adgangsstyring:
- Apne dorer og porter for autoriserte
- Overvake kameraer og alarmsystemer
- Handtere alarmer og avvik
- Koordinere med vaktsentral

Service og kommunikasjon:
- Besvare telefoner og henvendelser
- Gi veibeskrivelser og informasjon
- Handtere funnsaker
- Formidle beskjeder

Oversikt og kontroll:
- Ha oversikt over hvem som er i bygget
- Overvake inngangspartiet
- Rapportere mistenkelig aktivitet
- Koordinere ved evakuering

Sikkerhetskontroll av personer

I noen virksomheter gjennomfores sikkerhetskontroll av personer som skal inn:

Flyplasser og rettsbygg (hoy sikkerhet):
- Rontgenkontroll av bagasje og handbagage
- Metalldetektor (portaldetektor)
- Handholdt metalldetektor for nærmere sjekk
- Manuell ransaking ved behov

Kontorbygg og industrianlegg (middels sikkerhet):
- Visuell kontroll av vesker og bager
- Sporadisk kontroll av medbrakte gjenstander
- Kontroll av verktoy og utstyr inn og ut

Arrangementer og konserter:
- Visuell kontroll av vesker ved inngangen
- Gjenstander som kan brukes som vapen fjernes
- Kontroll av billetter og aldersbegrensning

Viktige prinsipper ved personkontroll:
- Vaer hoyflig og forklar hensikten
- Behandle alle likt uavhengig av utseende
- Folg prosedyrer konsekvent
- Respekter personlig integritet
- Ha vitne ved inngripende kontroll

Varemottak og leveransekontroll

Kontroll av varer og leveranser er viktig for bade sikkerhet og okonomi:

Mottak av leveranser:
- Kontroller at leverandor har avtale og arbeidsordre
- Sjekk at varer stemmer med bestilling (folgeseddel)
- Kontroller at emballasje er uskadet
- Tell antall kolli

Registrering:
- Loggfor leveransens dato, klokkeslett og leverandor
- Registrer hva som er levert og antall
- Ta kvittering med underskrift
- Registrer eventuelle avvik eller skader

Spesielle leveranser:
- Farlig gods krever spesiell handtering og ADR-merking
- Medisiner og legemidler krever temperaturkontroll
- Verdisendinger krever ekstra sikkerhet og kvittering
- IT-utstyr registreres med serienummer

Varekontroll ut:
- Ansatte som tar med seg varer eller utstyr ut bor registreres
- Flyttelass og avhending krever godkjenning
- Kontainere og avfallshåndtering kontrolleres for svinn
- Leverandorer som tar med verktoy inn og ut kontrolleres

Posthandtering og postscreening

I virksomheter med forhoyede sikkerhetsniva kontrolleres post og pakker:

Visuell kontroll:
- Ukjent avsender eller ingen avsender
- Overdreven mengde tape eller emballasje
- Uvanlig tung for storrelsen
- Merker, flekker eller lukt
- Feil staving av navn eller adresse
- Uventet forsendelse

Teknisk screening:
- Rontgenmaskiner for pakker
- Sniffehunder for sprengstoffer
- Bombedetektorer
- Stoffidentifikasjon for hvitt pulver

Prosedyre ved mistenkelig forsendelse:
1. Ikke apne forsendelsen
2. Legg den forsiktig ned og ga fra omradet
3. Varsle nærmeste leder og sikkerhetspersonell
4. Evakuer omradet rundt forsendelsen
5. Ring politiet pa 02800 (eller 112 ved akutt fare)
6. Vent pa instruksjoner fra nodmyndighetene

Vanlig posthåndtering:
- Sorter post etter avdeling
- Registrer rekommanderte sendinger
- Handter pakker med sporingsnummer
- Oppbevar post sikkert til henting

Oppsummering

I dette kapittelet har du lært:

- Resepsjonen er en sentral sikkerhetspost i virksomheten
- Sikkerhetskontroll tilpasses virksomhetens risikobilde
- Varemottak krever systematisk kontroll av leveranser
- Postscreening er viktig i virksomheter med forhoyede sikkerhetsniva

Nokkelbegreper