6.5 Årsavslutning i praksis

Sluttspurten

Gjennom hele året har regnskapsføreren bokført transaksjoner løpende. Men når 31. desember nærmer seg, er ikke jobben ferdig – tvert imot. Nå begynner sluttspurten: årsavslutningen, der det løpende regnskapet korrigeres og fullføres slik at det viser et rettvisende bilde.

Dette er en av de viktigste oppgavene en regnskapsfører har. En strømregning for desember som kommer i januar, en forsikring betalt på forskudd, feriepenger som er opptjent men ikke utbetalt – alt dette må på plass i riktig år, ellers blir både resultatet og balansen feil.

I denne fortellingen skal vi forstå hva periodiseringer er og hvorfor de er nødvendige, hvilke avsetninger som gjøres, hvordan skatten beregnes, og hvilken systematisk rekkefølge en god årsavslutning følger.

Periodiseringer – kostnaden i riktig år

Kjernen i årsavslutningen er periodisering: å henføre inntekter og kostnader til den perioden de økonomisk tilhører, uavhengig av når betalingen skjer. Dette er et grunnleggende regnskapsprinsipp, og uten det blir tallene gale.

Det finnes flere typer. Forskuddsbetalte kostnader er betalt, men hører til neste år, og balanseføres som eiendel – for eksempel en forsikring betalt i oktober som dekker langt inn i neste år. Påløpte kostnader tilhører året, men er ikke betalt ennå, og føres som gjeld – som feriepenger, påløpte renter eller en strømregning for desember som faktureres i januar. Tilsvarende finnes opptjente, ikke fakturerte inntekter (eiendel) og forskuddsfakturerte inntekter (gjeld).

La oss regne på en forsikring. Bergen Regnskap AS betaler 60 000 kroner 1. oktober for tolv måneder framover, altså 5 000 kroner i måneden. Bare oktober, november og desember – tre måneder, $3 \times 5\,000 = 15\,000$ kroner – tilhører dette regnskapsåret. De resterende ni månedene, $9 \times 5\,000 = 45\,000$ kroner, hører til neste år. Ved betalingen ble hele 60 000 ført som forsikringskostnad. Ved periodiseringen 31. desember flyttes 45 000 fra forsikringskostnad til konto 1710 forskuddsbetalte kostnader. Da blir forsikringskostnaden i resultatet riktig (15 000), og de 45 000 vises som eiendel i balansen. På samme måte må strømregningen for desember på 8 000 kroner, som kommer i januar, periodiseres: strømkostnad debiteres og en påløpt kostnad krediteres som gjeld, slik at kostnaden treffer riktig år. De fleste slike periodiseringsposter reverseres i starten av det nye året, slik at kostnaden automatisk havner riktig.

Avsetninger, skatt og sjekklisten

I tillegg til periodiseringer må det gjøres avsetninger for forpliktelser. Tap på kundefordringer vurderes og settes av. Garantiforpliktelser beregnes ut fra erfaringstall og omsetning. Feriepenger – normalt 12 prosent av grunnlaget, inkludert arbeidsgiveravgift av feriepengene – avsettes. Avskrivninger på driftsmidler bokføres, og det vurderes om noen eiendeler trenger nedskrivning til en varig lavere verdi.

Deretter kommer skatteberegningen, en sentral del av avslutningen. Skattekostnaden baseres på det skattemessige resultatet, som kan avvike fra det regnskapsmessige fordi skattereglene har egne regler – saldoavskrivninger i stedet for lineære, ulik behandling av avsetninger, og kostnader som representasjon som ikke er fradragsberettiget. La oss regne et eksempel. Et selskap har et regnskapsmessig resultat før skatt på 800 000 kroner. Det har ikke-fradragsberettigede representasjonskostnader på 20 000 (legges til), og skattemessige avskrivninger som er 50 000 høyere enn de regnskapsmessige (trekkes fra). Skattemessig resultat blir $800\,000 + 20\,000 - 50\,000 = 770\,000$ kroner, og skattekostnaden $770\,000 \times 0{,}22 = 169\,400$ kroner. Differansen på 30 000 mellom regnskapsmessig og skattemessig resultat gir grunnlag for utsatt skatt på $30\,000 \times 0{,}22 = 6\,600$ kroner.

En god årsavslutning følger en fast rekkefølge. Først avstemming og kontroll: bank mot kontoutskrift, kundefordringer mot saldoliste, leverandørgjeld mot spesifikasjon. Så periodiseringer av forskuddsbetalte og påløpte poster. Deretter avsetninger – avskrivninger, nedskrivninger, tap på fordringer, feriepenger. Så varelager med varetelling og vurdering av ukurans. Deretter skatteberegning, og til slutt disponering, der styret foreslår utbytte og resten overføres til egenkapital.

Hvorfor er alt dette så viktig? Fordi konsekvensene av å hoppe over periodiseringene er alvorlige. Resultatregnskapet blir feil – kostnader mangler eller er med på feil år. Balansen blir feil – forskuddsbetalte kostnader og påløpte forpliktelser uteblir, og dermed blir egenkapitalen gal. Skatteberegningen blir feil fordi grunnlaget er galt. Og regnskapsbrukerne får et feil beslutningsgrunnlag. En riktig årsavslutning er rett og slett det som skiller et rotete regnskap fra et rettvisende.

Oppsummering

Vi har fulgt sluttspurten i regnskapsåret. Årsavslutningen korrigerer og fullfører det løpende regnskapet. Kjernen er periodisering – å plassere kostnader og inntekter i riktig år, slik forsikringen ble delt i 15 000 kroner dette året og 45 000 til neste. Forskuddsbetalte kostnader føres som eiendel, påløpte kostnader som gjeld.

I tillegg gjøres avsetninger for tap, garantier, feriepenger og avskrivninger, og skatteberegningen tar utgangspunkt i det skattemessige resultatet – vi regnet 770 000 kroner og en skattekostnad på 169 400. En god avslutning følger en fast rekkefølge fra avstemming via periodiseringer, avsetninger og varelager til skatt og disponering. Og lærdommen er klar: uten periodiseringer blir både resultat, balanse, skatt og beslutningsgrunnlag feil. En riktig årsavslutning er det som gjør regnskapet rettvisende.