3.5 Budsjett som styringsverktøy

Et budsjett som er utdatert før året har begynt

Mange virksomheter bruker flere måneder på å lage et budsjett – og så er det allerede utdatert når januar kommer. Tradisjonell budsjettering har fått hard kritikk for å være stiv, tidkrevende og lite tilpasset en verden i rask endring.

Derfor har moderne virksomheter utviklet mer fleksible måter å budsjettere på. Målet er at budsjettet skal være et levende styringsverktøy, ikke bare en årlig øvelse som legges i en skuff og glemmes. I dette kapittelet skal vi se på tre utviklinger som svarer på kritikken: fleksible budsjetter, rullerende budsjetter og den mest radikale av dem alle, Beyond Budgeting.

Vi begynner med et problem som plager mange produksjonsbedrifter: hva gjør du når du produserer mer enn planlagt, og kostnadene følgelig blir høyere?

Fleksible budsjetter – en rettferdig sammenligning

Tenk deg en produksjonsbedrift som budsjetterte for 1 000 enheter med totale kostnader på 500 000 kroner. De produserte faktisk 1 200 enheter, og kostnadene ble 580 000. Ved første øyekast ser dette ut som et stygt avvik på 80 000 kroner. Men er det rettferdig å sammenligne kostnadene for 1 200 enheter med et budsjett laget for 1 000?

Nei. Et fleksibelt budsjett løser dette ved å justere for faktisk aktivitetsnivå før vi beregner avvik. Hemmeligheten er å skille faste og variable kostnader. I eksempelet er de faste kostnadene 200 000 kroner (uansett volum), og de variable 300 kroner per enhet. Det statiske budsjettet for 1 000 enheter blir $200\,000 + 1\,000 \cdot 300 = 500\,000$. Men det fleksible budsjettet for 1 200 enheter blir $200\,000 + 1\,200 \cdot 300 = 560\,000$. Det riktige avviket er da $580\,000 - 560\,000 = 20\,000$ kroner – ikke 80 000. De resterende 60 000 var bare en naturlig følge av høyere produksjon.

La oss øve på et til. En bedrift budsjetterte for 800 enheter med faste kostnader 160 000 og variable 250 per enhet, men produserte 900 enheter med totale kostnader 390 000. Det fleksible budsjettet for 900 enheter blir $160\,000 + 900 \cdot 250 = 160\,000 + 225\,000 = 385\,000$. Det reelle avviket er da $390\,000 - 385\,000 = 5\,000$ kroner (ugunstig). Uten fleksibelt budsjett ville det sett ut som hele 30 000 i avvik. Fleksible budsjetter gir altså mye mer rettferdige sammenligninger når aktivitetsnivået avviker fra planen.

Rullerende budsjetter og Beyond Budgeting

Det fleksible budsjettet løser ett problem, men ikke at budsjettet blir gammelt. Det gjør derimot et rullerende budsjett, som oppdateres kontinuerlig, vanligvis hvert kvartal, slik at man alltid har 12 måneders horisont framover. I januar lages budsjett for hele året; i april reviderer man april–desember og legger til neste års første kvartal; og slik fortsetter det. Fordelen er at budsjettet alltid er relevant og oppdatert, men ulempen er at man nå budsjetterer fire ganger i året i stedet for én. En nettbutikk kan for eksempel oppdage i august at Black Friday i november blir større enn antatt, og justere novemberbudsjettet fra 500 000 til 750 000 kroner ved neste rullering.

Den mest radikale tilnærmingen er Beyond Budgeting, som argumenterer for å droppe det tradisjonelle budsjettet helt. Kritikken er at budsjettering tar for lang tid, er utdatert før året starter, og skaper feil atferd – som en «bruk-eller-tap»-mentalitet der avdelinger bruker opp budsjettet sitt for ikke å få mindre neste år. I stedet erstatter Beyond Budgeting budsjettet med relative mål (sammenligne seg med konkurrenter framfor fjorårets budsjett), rullerende prognoser, trendanalyser og desentralisert beslutningsmyndighet. Selskaper som Handelsbanken og Equinor bruker varianter av dette.

Men ingen metode passer for alle. En stabil dagligvarebutikk klarer seg fint med tradisjonelt årsbudsjett. Et prosjektbasert IT-konsulentselskap, med varierende inntekter, passer godt for rullerende budsjett. Og en dynamisk tech-startup, der alt endrer seg raskt, kan ha mest nytte av Beyond Budgeting. Beyond Budgeting passer derimot dårlig for kapitalkrevende produksjonsbedrifter med lang planleggingshorisont, der man må bestille råvarer og planlegge produksjonskapasitet langt fram i tid. Valget avhenger av bransje, situasjon og organisasjonens modenhet.

Oppsummering

Vi har sett hvordan budsjettet kan bli levende igjen til tross for kritikken om at det er stivt og utdatert. Fleksible budsjetter gir rettferdige avvik ved å skille faste og variable kostnader og justere for faktisk aktivitetsnivå ($\text{Faste} + \text{enheter} \cdot \text{variabel sats}$). Rullerende budsjetter oppdateres kontinuerlig, vanligvis kvartalsvis, slik at man alltid har 12 måneders horisont.

Den radikale Beyond Budgeting-tilnærmingen vil droppe budsjettet helt og erstatte det med relative mål, rullerende prognoser og desentralisering. Men ingen metode passer for alle – valget avhenger av bransje, situasjon og modenhet. Stabile bedrifter klarer seg med årsbudsjett, mens dynamiske kunnskapsvirksomheter har mest nytte av de fleksible tilnærmingene.