1.3 Bilagsbehandling og kontoplan

«Uten bilag, ingen bokføring»

Forestill deg at du er bilagskontrollør i en bedrift. På bordet ditt ligger det en håndskrevet lapp: «Kjøpte kontorutstyr for ca. 200 kr i går.» Kan du bokføre den? Nei. Og grunnen er enkel: hver eneste økonomiske hendelse i en bedrift må dokumenteres med et bilag.

Et bilag er et dokument som beviser at en økonomisk hendelse faktisk har funnet sted. Det kan være en faktura, en kvittering, en lønnslipp, en kontoutskrift eller et internt notat. Lappen fra daglig leder duger ikke, for den mangler nøyaktig beløp – «ca. 200 kr» – nøyaktig dato – «i går» – og hvem som har solgt. En kvittering fra butikken på det samme kontorutstyret ville derimot vært et fullverdig bilag, fordi den inneholder dato, beløp, hva som er kjøpt og hvem som har solgt.

Et muntlig løfte om betaling er heller ikke et bilag. Men en faktura du mottar som PDF på e-post er fullt gyldig – digitale bilag teller akkurat like mye som papir, så lenge informasjonen er der.

Bilagets fire krav – og to retninger

Bilag kommer i to retninger. Eksterne bilag er de som kommer fra andre: fakturaer fra leverandører, kvitteringer fra butikker, bankkontoutskrifter og tollpapirer. Interne bilag er de bedriften selv lager: utgående fakturaer til kunder, lønnslipper, kasseoppgjør og interne overføringsbilag, for eksempel ved avskrivninger.

Uansett retning stiller bokføringsloven § 5-5 fire grunnkrav. Et bilag må inneholde dato for transaksjonen, beløp – helst både med og uten merverdiavgift – hva transaksjonen gjelder, altså en beskrivelse, og hvem som er motpart, altså leverandør eller kunde. Mangler ett av disse, er bilaget i prinsippet ikke godt nok.

For å holde orden skal alle bilag nummereres fortløpende – bilag 1, 2, 3 og så videre. Det gjør det lett å finne igjen et bilag, og enda viktigere: lett å oppdage om et bilag mangler. Mange bedrifter bruker egne bilagsserier for ulike typer, for eksempel F001 og F002 for fakturaer og K001 og K002 for kasse.

Hva gjør du så hvis du finner en utydelig restaurantkvittering som har ligget i en skuff i tre måneder? Du forsøker først å klargjøre den med skanner, og sjekker bankkontoutskriften for å finne nøyaktig beløp og dato. Er kvitteringen helt uleselig, bruker du bankkontoutskriften som bilag og skriver et internt notat med all informasjon du husker. Og du bokfører den med den opprinnelige datoen, ikke dagens. Lærdommen er klar: bokfør løpende, så slipper du å rekonstruere ting i ettertid.

De åtte kontoklassene – en adresse for hver krone

For at regnskap fra ulike bedrifter skal kunne sammenlignes, bruker norske bedrifter Norsk Standard kontoplan. En kontoplan er et systematisk nummersystem som angir hvilke kontoer bedriften skal bruke i bokføringen. Takket være den bruker alle bedrifter samme kontonummer for samme type konto, regnskapsprogrammer er standardiserte, og revisorer kan kjenne seg igjen.

Kontoplanen har åtte hovedklasser. Klasse 1 er anleggsmidler – eiendeler som bygninger, maskiner og biler. Klasse 2 er omløpsmidler – varelager, bankinnskudd og kundefordringer. Klasse 3 er egenkapital, både innskutt og opptjent. Klasse 4 er langsiktig gjeld, altså lån som skal betales tilbake om mer enn ett år. Klasse 5 er varekostnader, innkjøp av varer. Klasse 6 er lønnskostnader – lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift. Klasse 7 er driftskostnader som husleie, strøm og kontorrekvisita. Og klasse 8 er inntekter, salgsinntekter og annen driftsinntekt.

En nyttig huskeregel er å gruppere dem: klasse 1 og 2 forteller hva bedriften eier (eiendeler), klasse 3 og 4 hva bedriften skylder (egenkapital og gjeld), klasse 5 til 7 hva bedriften bruker penger på (kostnader), og klasse 8 hva bedriften tjener penger på (inntekter).

La oss plassere noen poster. Kjøper bedriften en datamaskin til 15 000 kroner, hører den hjemme i klasse 1, fordi den er et anleggsmiddel som skal brukes i flere år. Penger på bankkontoen og varelager er begge omløpsmidler i klasse 2. Husleie er en driftskostnad i klasse 7. Et banklån på fem år er langsiktig gjeld i klasse 4. Lønn til ansatte er klasse 6. Og kundefordringer – penger kundene skylder bedriften – er et omløpsmiddel i klasse 2, fordi det er en kortsiktig eiendel bedriften har krav på.

Oppsummering

Vi begynte som bilagskontrollør og lærte regelen «uten bilag, ingen bokføring». Et bilag er et dokument som beviser at en økonomisk hendelse har skjedd, og det må inneholde dato, beløp, hva det gjelder og hvem som er motpart. Bilag kan være eksterne (fra andre) eller interne (laget av bedriften), og digitale bilag er like gyldige som papir. Vi nummererer dem fortløpende og bokfører løpende.

For å gjøre regnskap sammenlignbare bruker vi Norsk Standard kontoplan, et nummersystem med åtte kontoklasser. Klasse 1–2 er eiendeler, 3 er egenkapital, 4 er langsiktig gjeld, 5–7 er kostnader (vare-, lønns- og driftskostnader), og 8 er inntekter. Huskeregelen er at 1–2 viser hva bedriften eier, 3–4 hva den skylder, 5–7 hva den bruker penger på, og 8 hva den tjener på.