2.1 Hva er en organisasjon?

Du er allerede med i flere

Tenk over hverdagen din i går. Du var sannsynligvis innom flere organisasjoner uten å tenke over det. Skolen du går på er en organisasjon. Idrettslaget du trener i er en organisasjon. Deltidsjobben i butikken er en organisasjon. Men hva er det egentlig som gjør noe til en organisasjon, og ikke bare en tilfeldig samling mennesker som tilfeldigvis er på samme sted?

Svaret ligger i ordet organisasjon selv: et bevisst, stabilt og målrettet samarbeid mellom mennesker. Organisasjoner finnes fordi vi kan oppnå mer sammen enn alene. Et menneske kan ikke bygge en bil, drive et sykehus eller arrangere en hel fotballsesong på egen hånd – men sammen, med felles mål og fordelte oppgaver, blir det mulig. La oss se nærmere på hva som skiller en ekte organisasjon fra en folkemengde på bussholdeplassen.

De fire fellestrekkene

Organisasjoner varierer enormt – fra en barnehage med ti ansatte til et konsern med titusener. Likevel deler alle fire grunnleggende trekk. La oss bruke et lokalt fotballag som rød tråd.

For det første har alle organisasjoner felles mål. Fotballaget vil utvikle spillerne og oppnå gode resultater i serien. En bedrift vil tjene penger og levere gode produkter, en skole vil at elevene skal lære. For det andre har de arbeidsdeling: oppgavene er fordelt mellom deltakerne. På fotballaget planlegger treneren øktene, styrelederen håndterer økonomien, spillerne trener og spiller, og lagledere ordner drakter og transport. For det tredje trengs koordinering – noen må sørge for at delene henger sammen. Styret har møter, treneren bruker meldingsgrupper, og sesongplanen forteller alle når det er trening og kamp. Og for det fjerde er det et varig samarbeid. Fotballaget har eksistert i mange år; selv om spillere og trenere byttes ut, består organisasjonen over tid. Den er ikke en engangs-sammenkomst, men en stabil struktur. Mangler ett av disse fire trekkene, snakker vi ikke lenger om en organisasjon.

Formelt og uformelt – isfjellets to halvdeler

Organisasjoner finnes i to former, og som regel side om side. En formell organisasjon har en offisiell struktur: skriftlige vedtekter og regler, definerte roller, klare ansvarsområder, et organisasjonskart og gjerne registrering i Brønnøysundregistrene. Aksjeselskaper, kommuner, skoler og sykehus er alle formelle organisasjoner. Her er det skrevet ned hvem som bestemmer hva.

Men under den synlige overflaten finnes også uformelle organisasjoner. De oppstår naturlig mellom mennesker, uten skriftlige regler eller offisiell registrering. Rollene utvikler seg ut fra personlighet og kompetanse i stedet for å være bestemt på papir. Vennegjenger, nabonettverk og uformelle arbeidsgrupper er rene uformelle organisasjoner.

Det spennende er at de fleste formelle organisasjoner bærer uformelle strukturer inni seg. I en bedrift sier organisasjonskartet at Kari er avdelingsleder med fire ansatte under seg, og arbeidsinstruksen krever at nye prosjekter godkjennes av henne. Men ved siden av dette spiser Per og Lisa alltid lunsj sammen og klekker ut ideer. Ola er ikke leder, men alle spør ham om råd fordi han har lengst erfaring. Og fredagskaffen i andre etasje er der mye informasjon faktisk flyter. Disse uformelle strukturene kan styrke organisasjonen gjennom kunnskapsdeling og trivsel, men de kan også skape problemer – som uformelle maktstrukturer som motarbeider den offisielle ledelsen, eller folk som føler seg utenfor klikkene.

Oppsummering

Vi oppdaget at du allerede er medlem av flere organisasjoner. En organisasjon er et bevisst, stabilt og målrettet samarbeid mellom mennesker, og den skiller seg fra en tilfeldig folkemengde gjennom fire fellestrekk: felles mål, arbeidsdeling, koordinering og varig samarbeid. Fotballaget oppfylte dem alle.

Vi så også at organisasjoner finnes i to former side om side. Formelle organisasjoner har skriftlige regler, definerte roller og organisasjonskart, mens uformelle organisasjoner oppstår naturlig uten regler. De fleste formelle organisasjoner bærer uformelle strukturer inni seg – vennskap, uformelle ledere og kaffegrupper – som både kan styrke samarbeidet gjennom kunnskapsdeling og utfordre den offisielle ledelsen.