5.1 Prosjektbegreper

Når en oppgave blir et prosjekt

Tenk på et autoverksted. Hver dag skifter de bremseklosser, bytter dekk og gjør service -- de samme oppgavene om og om igjen. Men så en dag bestemmer de seg for noe nytt: de skal bygge om verkstedet for å kunne tilby elbilservice. Plutselig er ikke dette lenger vanlig arbeid. Det er et prosjekt.

Bedrifter gjør nemlig to slags arbeid: drift og prosjekter. Drift er de daglige, repeterende oppgavene som holder hjulene i gang -- produksjon, salg, kundeservice. Et prosjekt er derimot en midlertidig, målrettet innsats for å skape et unikt resultat innenfor gitte rammer for tid, kostnad og kvalitet. Det har en definert start og slutt, og gjentas ikke på samme måte.

I dette kapittelet skal vi se hva som kjennetegner et prosjekt, hvilke ulike prosjekttyper som finnes, hvordan et prosjekt utvikler seg gjennom en livssyklus -- og hvorfor interessentene, alle som påvirkes av eller kan påvirke prosjektet, kan være helt avgjørende for om det lykkes.

Kjennetegn og prosjekttyper

Når er noe egentlig et prosjekt? Det finnes seks kjennetegn å sjekke mot. Et prosjekt har et entydig mål (et klart sluttresultat), er tidsavgrenset (planlagt start og slutt), har begrenset ressursbruk (fastsatt budsjett og bemanning), er unikt (forskjellig fra det daglige), er ofte tverrfaglig (krever flere fagområder), og har en egen organisering (med roller og ansvar). Verkstedombyggingen oppfyller alle seks: et mål om elbilservice, gjennomført i feriestille fra juni til august, med budsjett på 1,5 millioner, noe verkstedet aldri har gjort før, som krever elektriker og byggekompetanse, med verkstedsjefen som prosjektleder.

Prosjekter kommer i ulike typer etter hva de leverer. Utviklingsprosjekter skaper noe nytt, som et produkt eller IT-system, og preges av usikkerhet og kreativitet. Byggprosjekter er fysisk konstruksjon, ofte regulert av lover og standarder. Omstillingsprosjekter endrer organisasjonen, for eksempel ved sammenslåing av avdelinger, og krever mye ledelse og kommunikasjon. Arrangementsprosjekter -- som konferanser og festivaler -- har en absolutt tidsfrist. Og forskningsprosjekter frembringer ny kunnskap der resultatet er usikkert ved oppstart. En nettbutikklansering er et utviklingsprosjekt, en avdelingssammenslåing et omstillingsprosjekt, og et firmajubileum et arrangementsprosjekt.

Livssyklusen og interessentene

Et prosjekt lever ikke evig -- det går gjennom en livssyklus med fire faser. I oppstartsfasen definerer man mål og formål, lager et prosjektmandat, identifiserer interessenter og utnevner en prosjektleder. I planleggingsfasen bryter man arbeidet ned i aktiviteter, lager tidsplan og budsjett, og vurderer risiko. I gjennomføringsfasen utfører man aktivitetene, koordinerer teamet, rapporterer status og håndterer avvik. Og i avslutningsfasen leverer man resultatet, dokumenterer erfaringer, frigjør ressurser og evaluerer måloppnåelsen. Mellom fasene ligger beslutningspunkter -- ofte kalt porter eller milepæler -- der prosjekteier vurderer om prosjektet skal fortsette, justeres eller stoppes.

Men et prosjekt foregår ikke i et vakuum. Rundt det står en mengde interessenter -- alle som påvirkes av eller kan påvirke prosjektet. Tenk på en kommune som skal bygge svømmehall: kommunestyret bevilger penger, innbyggerne skal bruke hallen, svømmeklubben har krav til utformingen, naboene bekymrer seg for støy og trafikk, entreprenøren skal bygge, og driftsavdelingen skal drive hallen etterpå.

For å håndtere alle disse kartlegger man dem i en interessent-matrise, der de plasseres etter makt (evne til å påvirke) og interesse (grad av engasjement). Kommunestyret har høy makt og høy interesse og må involveres tett. En tilfeldig innbygger har lav makt, men kanskje høy interesse, og bør holdes informert. Slik tilpasses strategien til hver gruppe -- og en prosjektleder som ignorerer mektige interessenter, kan fort få store problemer.

Oppsummering

Et prosjekt er en midlertidig, målrettet og unik innsats, til forskjell fra den repeterende driften. Seks kjennetegn definerer det: entydig mål, tidsavgrensning, begrenset ressursbruk, unikhet, tverrfaglighet og egen organisering.

Prosjekter klassifiseres etter leveranse som utviklings-, bygg-, omstillings-, arrangements- eller forskningsprosjekter. Hvert prosjekt går gjennom en livssyklus med fire faser -- oppstart, planlegging, gjennomføring og avslutning -- med beslutningspunkter mellom fasene.

Rundt prosjektet står interessentene, alle som påvirkes av eller kan påvirke det. Ved å kartlegge dem i en matrise etter makt og interesse kan prosjektlederen tilpasse strategien til hver gruppe -- en ferdighet som ofte avgjør om prosjektet lykkes.