Budsjett vs regnskap, pris- og mengdeavvik.
Frå budsjett til oppfølging
Eit budsjett har liten verdi dersom det blir lagt i ei skuff og ikkje følgt opp. Den viktigaste funksjonen til budsjettet er å gi grunnlag for kontroll og læring. Avviksanalyse er metoden vi bruker for å samanlikne budsjetterte tal med faktiske tal frå rekneskapen, identifisere skilnadene og forstå årsakene bak dei.
Kva er eit avvik?
Eit avvik er skilnaden mellom budsjettert og faktisk verdi. Avvik kan vere:
- Positivt avvik: Faktisk resultat er betre enn budsjettert (høgare inntekter eller lågare kostnader).
- Negativt avvik: Faktisk resultat er dårlegare enn budsjettert (lågare inntekter eller høgare kostnader).
Det er viktig å analysere både positive og negative avvik. Eit positivt avvik kan bety at budsjettet var for forsiktig, medan eit negativt avvik kan avsløre problem som må løysast.
Grunnleggjande formel:
Avvik = Faktisk verdi - Budsjettert verdi
- Positivt avvik på inntekter: Faktisk inntekt > Budsjettert inntekt (gunstig)
- Negativt avvik på inntekter: Faktisk inntekt < Budsjettert inntekt (ugunstig)
- Positivt avvik på kostnader: Faktisk kostnad < Budsjettert kostnad (gunstig)
- Negativt avvik på kostnader: Faktisk kostnad > Budsjettert kostnad (ugunstig)
Merk: For kostnader er det vanleg å snu forteiknet slik at positivt avvik alltid er gunstig og negativt alltid er ugunstig.
Pris- og mengdeavvik
Når vi analyserer avvik på kostnader, er det nyttig å dele avviket opp i to komponentar: prisavvik og mengdeavvik. Dette gir oss meir presis informasjon om kva som forårsakar avviket.
Prisavvik:
Prisavviket viser kor mykje av totalt avvik som skuldast at prisen per eining var annleis enn budsjettert.
Prisavvik = (Faktisk pris - Budsjettert pris) x Faktisk mengde
Mengdeavvik:
Mengdeavviket viser kor mykje av totalt avvik som skuldast at mengda var annleis enn budsjettert.
Mengdeavvik = (Faktisk mengde - Budsjettert mengde) x Budsjettert pris
Totalt avvik = Prisavvik + Mengdeavvik
Denne oppdelinga er verdifull fordi prisavvik og mengdeavvik ofte har forskjellige årsaker og krev forskjellige tiltak. Eit prisavvik kan skuldast marknadsendringar eller dårlege innkjøpsavtalar, medan eit mengdeavvik kan skuldast endra salsvolum, svinn eller produksjonsfeil.
Eit bakeri budsjetterte med å bruke 5 000 kg mjøl til ein pris av 8 kr per kg. Faktisk forbruk vart 5 400 kg til ein pris av 8,50 kr per kg. Rekn ut prisavvik, mengdeavvik og totalt avvik.
Budsjett: 5 000 kg x 8 kr = 40 000 kr
Faktisk: 5 400 kg x 8,50 kr = 45 900 kr
Totalt avvik: 45 900 - 40 000 = 5 900 kr (ugunstig)
Prisavvik:
(Faktisk pris - Budsjettert pris) x Faktisk mengde
= (8,50 - 8,00) x 5 400
= 0,50 x 5 400
= 2 700 kr (ugunstig)
Mengdeavvik:
(Faktisk mengde - Budsjettert mengde) x Budsjettert pris
= (5 400 - 5 000) x 8,00
= 400 x 8,00
= 3 200 kr (ugunstig)
Kontroll: 2 700 + 3 200 = 5 900 kr (stemmer med totalt avvik)
Bakeriet brukte både meir mjøl og betalte meir per kilo enn budsjettert. Prisavviket kan skuldast høgare råvareprisar, medan mengdeavviket kan skuldast auka produksjon eller svinn.
Ei avdeling har følgjande budsjett- og rekneskapstal for kvartalet:
| Post | Budsjett | Rekneskap |
|---|---|---|
| Salsinntekter | 500 000 | 520 000 |
| Varekostnad | 200 000 | 225 000 |
| Lønnskostnader | 180 000 | 175 000 |
| Marknadsføring | 30 000 | 35 000 |
Rekn ut avvik for kvar post og vurder heilskapen.
| Post | Budsjett | Rekneskap | Avvik | Vurdering |
|---|---|---|---|---|
| Salsinntekter | 500 000 | 520 000 | +20 000 | Gunstig |
| Varekostnad | 200 000 | 225 000 | +25 000 | Ugunstig |
| Lønnskostnader | 180 000 | 175 000 | -5 000 | Gunstig |
| Marknadsføring | 30 000 | 35 000 | +5 000 | Ugunstig |
Budsjettert dekningsbidrag: 500 000 - 200 000 - 180 000 - 30 000 = 90 000 kr
Faktisk dekningsbidrag: 520 000 - 225 000 - 175 000 - 35 000 = 85 000 kr
Avvik på dekningsbidrag: -5 000 kr (ugunstig)
Sjølv om salsinntektene var 20 000 kr høgare enn budsjettert, vart dekningsbidraget 5 000 kr lågare. Varekostnaden auka meir enn inntektene, noko som kan tyde på dårlegare marginar eller prispress frå leverandørar. Avdelinga bør undersøkje årsaka til den høge varekostnaden.
Oppfølging av avvik
Når avvika er identifiserte, må leiinga vurdere kva for avvik som krev handling. Ikkje alle avvik er like viktige.
Vesentlegheitsprinsippet:
Små avvik er ofte tilfeldige svingingar og treng inga spesiell oppfølging. Mange verksemder set ei grense, til dømes at avvik under 5 % eller under eit visst kronebeløp ikkje krev forklaring.
Tiltak ved avvik:
1. Undersøkje årsaka til avviket.
2. Vurdere om årsaka er forbigåande eller varig.
3. Setje inn tiltak for å korrigere kursen.
4. Eventuelt justere budsjettet dersom føresetnadene har endra seg.
Regelmessig avviksanalyse, til dømes månadleg, gir leiinga høve til å oppdage problem tidleg og reagere raskt.
Ei verksemd budsjetterte med salsinntekter på 800 000 kr, men oppnådde 750 000 kr. Kva slags avvik er dette?
Kva viser mengdeavviket i ein avviksanalyse?
Eit trykkeri budsjetterte med å bruke 10 000 liter blekk til 25 kr per liter. Faktisk forbruk vart 9 500 liter til 27 kr per liter. Rekn ut prisavvik, mengdeavvik og totalt avvik. Forklar kva avvika betyr for trykkeriet.
Ei verksemd har følgjande avviksrapport for månaden:
| Post | Budsjett | Rekneskap |
|---|---|---|
| Salsinntekter | 1 200 000 | 1 150 000 |
| Varekostnad | 480 000 | 510 000 |
| Lønn | 350 000 | 360 000 |
| Husleige | 40 000 | 40 000 |
| Marknadsføring | 60 000 | 45 000 |
Rekn ut avvika, finn driftsresultatet for både budsjett og rekneskap, og foreslå tiltak for dei viktigaste avvika.
Forklar kva vesentlegheitsprinsippet betyr i avviksanalyse. Gi eit eksempel på eit avvik som truleg bør undersøkjast nærare, og eit eksempel på eit avvik som truleg kan aksepterast utan vidare analyse.
Diskuter samanhengen mellom budsjettering og avviksanalyse. Kvifor er det viktig at budsjettet er realistisk for at avviksanalysen skal vere nyttig?
Dette kapitlet er skrevet av Anthropics toppmodeller (Claude Opus og Claude Fable) og er foreløpig ikke manuelt gjennomgått — kvalitetskontrollen gjøres av uavhengige KI-agenter, og innmeldte feil rettes fortløpende. Funnet en feil? Meld fra, så retter vi den. Les mer om hvordan innholdet lages.