4.2 Formal Letter and Email

Brevet som kan åpne en dør

Se for deg at du har funnet drømmejobben for sommeren -- en sommerjobb i en bokhandel i London. Du må skrive en søknad på engelsk. Hva du skriver, og hvordan du skriver det, kan avgjøre om du får jobben eller ikke. Et velskrevet formelt brev åpner dører; et sleivete et lukker dem.

I en globalisert verden er evnen til å skrive formelle brev og e-poster på engelsk viktigere enn noensinne. Enten du søker jobb, kontakter en organisasjon, klager på et skadet produkt eller skriver til en offentlig instans, trenger du å beherske det formelle brevet. Dette er en praktisk livsferdighet du vil bruke igjen og igjen.

Det gode er at formelle brev følger faste konvensjoner -- det finnes en oppskrift. Når du kan formatet og noen nyttige fraser, kan du skrive et profesjonelt brev til nesten enhver situasjon.

I dette kapittelet skal vi se hvordan et formelt brev er bygd opp, fra adressen øverst til signaturen nederst, og hvilke høflighetsfraser som hører hjemme hvor. Deretter ser vi på e-post -- som følger mange av de samme reglene, men har sine egne vrier -- og hvordan du velger riktig tone alt etter om du skriver til et firma, til læreren din eller til en venn.

Oppskriften på et formelt brev

Et formelt brev har en fast oppbygning, nesten som et skjema. Helt øverst, til høyre, står avsenderens adresse, og rett under kommer datoen. På venstre side følger mottakerens adresse. Så kommer hilsenen: skriver du til noen du ikke vet navnet på, bruker du «Dear Sir/Madam,», men kjenner du navnet, skriver du «Dear Mr/Mrs/Ms [Etternavn],».

Selve brevet deles i tre. Introduction forteller hvorfor du skriver. Body er hovedinnholdet, gjerne ett eller to avsnitt. Conclusion oppsummerer og sier hva du forventer. Til slutt kommer closing og signatur -- og her er en regel verdt å huske: «Yours faithfully,» bruker du når du skrev «Dear Sir/Madam» (altså ikke vet navnet), mens «Yours sincerely,» bruker du når du skrev «Dear Mr/Mrs [Navn]».

For å fylle brevet med riktig tone trenger du noen faste fraser. Du innleder med «I am writing to enquire about...», «I am writing to apply for the position of...» eller «I am writing to express my concern about...». I hoveddelen bruker du høflige formuleringer som «I would be grateful if you could...» og «Furthermore, I would like to point out that...». Og du avslutter med «I look forward to hearing from you.», «Please do not hesitate to contact me if you require further information.» eller «Thank you for your time and consideration.»

Tenk på bokhandel-søknaden. Den begynner med adresse, dato og «Dear Ms Johnson,», fortsetter med «I am writing to apply for the summer assistant position advertised on your website», presenterer deg selv i hoveddelen, og avsluttes med «I look forward to hearing from you. Yours sincerely, [navn].» Gjennom hele brevet er det fulle setninger og ingen sammentrekninger -- det er det som gjør det profesjonelt.

E-post i tre toner

E-post følger mange av de samme reglene som brevet, men har sine egne konvensjoner -- og den viktigste er at tonen må tilpasses mottakeren. La oss se på de tre nivåene.

En formell e-post -- til et firma eller en organisasjon -- har en kort, beskrivende emnelinjen som «Application for summer position». Du åpner med «Dear Mr/Ms [Navn],» eller «Dear Sir/Madam,», skriver i formelt språk uten sammentrekninger, og avslutter med «Kind regards,», «Best regards,» eller «Yours sincerely,». En semi-formell e-post -- typisk til en lærer -- kan ha en emnelinjen som «Question about homework assignment», en åpning som «Dear [Lærernavn],» eller «Hi [Fornavn],», og en høflig, men ikke stiv, tone. Den avsluttes gjerne med «Best regards,» eller «Thanks,». En uformell e-post til en venn har en lett emnelinjen som «Party on Friday!», åpner med «Hey!» eller «Hi [Navn]!», bruker sammentrekninger og slang fritt, og avsluttes med «See you!» eller «Cheers!».

La oss se et semi-formelt eksempel i praksis. Du har vært syk og mistet en innlevering, og skriver til engelsklæreren: «Subject: Request for extension on English essay. Dear Ms/Mr [Navn], I hope this email finds you well. I am writing to explain that I was unable to submit my English essay on time because I was ill last week. I would be grateful if you could grant me a few extra days. I apologise for the inconvenience. Best regards, [navn].» Legg merke til hvordan den er høflig og tydelig, men ikke så stiv som et brev til et ukjent firma.

Uansett nivå gjelder noen grunnregler: tilpass registeret til mottakeren, vær tydelig på formålet, hold deg kort og presis, og korrekturles alltid før du sender. En e-post med slurvefeil gir et dårlig inntrykk, uansett hvor god innholdet er.

Oppsummering

Vi startet med søknaden som kunne åpne en dør -- og nå vet du hvordan du skriver den. Et formelt brev har et fast format: avsenderadresse, dato, mottakeradresse, hilsen, innledning, hoveddel, avslutning og signatur. Du husker regelen: «Dear Sir/Madam» går sammen med «Yours faithfully», mens «Dear Mr/Ms [Navn]» går sammen med «Yours sincerely».

Du har nyttige fraser klare -- «I am writing to...», «I would be grateful if you could...» og «I look forward to hearing from you.» -- og du skriver i fulle setninger uten sammentrekninger.

For e-post velger du tone etter mottakeren: formelt til firmaer (Dear..., Kind regards), semi-formelt til lærere (Hi..., Best regards) og uformelt til venner (Hey!, Cheers!). Og uansett hva du skriver: tilpass registeret, vær tydelig på formålet, hold deg kort, og korrekturles alltid. Med disse verktøyene kan du kommunisere profesjonelt på engelsk i situasjon etter situasjon, resten av livet.